Sachgebietsleitung
Als kompetente*r Ansprechpartner*in unterstützen und beraten wir die Fakultäten und Einrichtungen bei allen haushaltsrechtlichen Fragestellungen sowie allen Fragen rund um die Themen Budget, Bewirtschaftung, Bewirtung, SAP-Konteneinsicht, zentrale BgA's (Betriebe gewerblicher Art), wirtschaftliche und nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten, SRM-Genehmiger und Umbuchungen.
Darüber hinaus unterstützen wir bei der Antragstellung und übernehmen die Antragsprüfung sowie die Bewirtschaftung MKW-finanzierter Projekte mit unterschiedlichen Projektträgern. Zudem erfolgt durch uns die Betreuung und Verwendungsnachweisführung von Großgerätebewilligungen nach Art. 91b GG, Ersteinrichtungsmitteln und Forschungsbauten.
Der Bereich Versicherungsmanagement ist verantwortlich für die effektive Verwaltung sowie die bestmögliche Anpassung bestehender Versicherungsverträge und -leistungen an die Bedürfnisse und Gegebenheiten der TU Dortmund. Wir unterstützen und beraten die Fakultäten und Einrichtungen daher ferner bei allen versicherungsrechtlichen Fragestellungen zu den bestehenden Versicherungsverträgen der TU Dortmund, zu individuellen projekt- und maßnahmebezogenen Versicherungen sowie zu Versicherungpassus in Verträgen. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Meldung und Abwicklung von Schaden- und Leistungsfällen und übernehmen dabei die gesamte Kommunikation mit den Versicherern.
Bei Fragen und Anregungen sprechen Sie uns gerne an.
Team
Antragsberatung, Projektbewirtschaftung, Forschungsgroßgeräte
Umbuchungen, Meldestelle Obligos, PSP-Genehmiger*in
Trennungsrechnung, Sponsoring, Nebenkosten
SAP-Konteneinsicht, Budgetmanagement, Sondermittel
Versicherungen
Sie können sich mit allen An- und Rückfragen auch gerne zentral an das Versicherungsmanagement wenden:
Haushaltsrechtliche Grundsatzfragen
Planung von Kooperationen, Angeboten oder Projekten
Kooperationsvereinbarungen mit externen Partnern, Dienstleistungsangebote für Dritte, oder andere Projekte, die einen Leistungsaustausch darstellen, (potentielle) finanzielle Verpflichtungen bzw. Folgen für die TU Dortmund beinhalten oder einmalige bzw. kontinuierliche Zahlungen erfordern, unterliegen zahlreichen gesetzlichen Vorgaben - insbesondere steuerrechtlichen und unionsrahmenbedingten Vorgaben.
Um eine korrekte Abwicklung solcher Kooperationen, Projekte und Angebote zu gewährleisten, ist eine inhaltliche, formelle und finanzielle Prüfung erforderlich. Bitte beteiligen Sie bei der Planung solcher Projekte und Angebote stets das Finanzmanagement und berücksichtigen Sie dabei eine angemessene Bearbeitungszeit.
Bewirtung
Sie planen eine Bewirtung von Gästen oder im Rahmen interner Veranstaltungen? Bitte berücksichtigen Sie dabei stets die Vorgaben der Bewirtungsrichtlinie der TU Dortmund. Bei Fragen rund um das Thema Bewirtung und kleine Aufmerksamkeiten, wenden Sie sich jederzeit an uns.
Antragsberatung und Projektbetreuung
Die Beantragung zusätzlicher Trägermittel oder zusätzlicher Mittel für Projekte ohne Forschungsbezug (MKW-Mittel) unterliegt zahlreichen gesetzlichen oder geldgeberspezifischen Vorgaben. Um eine korrekte Beantragung der hier aufgeführten Mittel sicherzustellen, sind alle diesbezüglichen Anträge und Angebote für Projekte über das Finanzmanagement einzureichen und können rechtsverbindlich ausschließlich durch die Hochschulleitung oder in deren Namen durch die Verwaltung unterzeichnet werden.
Um die inhaltliche, formelle und finanzielle Prüfung gewährleisten zu können, sind alle Unterlagen 10 Werktage vor Abgabetermin im Finanzmanagement einzureichen.
Aktuelle Versicherungsverträge und Obliegenheiten
Das aktuelle Versicherungskonzept der TU Dortmund umfasst u.a. Personenversicherungen (z.B. bei Dienstreisen ins Ausland), Sachversicherungen (z.B. für Gebäude, Inventar, KFZ) und Vermögensversicherungen (z.B. für Haftungsrisiken). Damit im Schadenfall Anspruch auf die vollständige Leistung besteht, sind je Versicherungsvertrag unterschiedliche Obliegenheiten (Pflichten Versicherungsnehmer*in) zu beachten. Die Obliegenheiten zu den bestehenden Versicherungsverträgen der TU Dortmund finden Sie im ServicePortal.
Auslandsreisekrankenversicherung
Sie planen eine Dienstreise ins Ausland? Die TU Dortmund hat eine Weltpolice für eine Auslandsreisekrankenversicherung bei der BARMENIA Krankenversicherung a.G. abgeschlossen, welche die Mitarbeitenden der TU Dortmund auf Auslandsdienstreisen im Krankheitsfall absichert. Detaillierte Informationen zu den versicherten Leistungen, zur Anmeldung beim Versicherer etc. finden Sie im ServicePortal. Gerne beraten wir Sie auch im Einzelfall.
SAP-Konteneinsicht
Die Abteilung bietet Anfänger*innen und Fortgeschrittenen regelmäßig Schulungen zur SAP-Konteneinsicht an. Nähere Infos zu Schulungsunterlagen und Schulungsterminen entnehmen Sie bitte dem Serviceportal und dem Programm der Innerbetrieblichen Weiterbildung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Dana Gerbersmann.
Darüber hinaus bietet das Finanzmanagement seit dem 04.10.2023 jeden zweiten Mittwoch (gerade Kalenderwochen) zwischen 10 und 11 Uhr eine offene Zoom-Sprechstunde zum Thema SAP-Konteneinsicht an, in der wir gemeinsam Ihre konkreten Fragen beantworten und Ihnen hilfreiche Tipps geben.
Umbuchungen
Eine Umbuchung kann nur in begründeten Ausnahmefällen durchgeführt werden, z.B. weil eine Rechnung fälschlicherweise aus Ihrem PSP-Element beglichen wurde. Sollte so ein Ausnahmefall vorliegen, finden Sie nähere Hinweise und Hilfestellungen zum Vorgehen bei einer Umbuchung im ServicePortal.
Individuelle Versicherungsanfragen und -bedarfe
Sie planen eine Veranstaltung, ein Projekt, ein Forschungsvorhaben oder eine sonstige Maßnahme (z.B. den Transport von Equipment) und benötigen Unterstützung für eine individuelle Versicherungslösung? Je nach Maßnahme, Dauer und Risiko Ihres Vorhabens variieren die erforderlichen Versicherungskonzepte. Um Ihr Vorhaben bestmöglich abzusichern, beteiligen Sie bitte rechtzeitig das Versicherungsmanagement. Wir beraten Sie gern!
Versicherungspassus in Veträgen
Wir unterstützen Sie bei der Überprüfung und ggf. Anpassung von Versicherungspassus in Einzel- und Musterverträgen oder in Ausschreibungsunterlagen (z.B. Leih-, Miet-, Dienstleistungs-, Praktikums- oder Kooperationsverträge). Der Versicherungspassus in Verträgen und Ausschreibungsunterlagen ist von entscheidender Bedeutung, um proaktiv potenzielle Risiken zu minimieren und rechtliche Konflikte zu vermeiden. Daher beteiligen Sie bitte frühzeitig das Versicherungsmanagement.
Schaden- und Leistungsfälle
Das Versicherungsmanagement ist auf die umfassende Analyse von Schaden- und Leistungsansprüchen spezialisiert und kann Sie in schwierigen Situationen unterstützen. Melden Sie daher bitte Schaden- und Leistungsfälle unverzüglich dem Versicherungsmanagement, um die grundsätzlichen Obliegenheitspflichten zu erfüllen. Wir übernehmen für Sie die Erfassung und Dokumentation des Schadens, die Kommunikation mit dem Versicherer, die Überprüfung der Versicherungsbedingungen und -deckung, die Verhandlung von Entschädigungsansprüchen und ggf. die Koordination mit Gutachtern.
Obligobereinigung
Sie haben Obligos im Budgetbericht gefunden, die noch immer bestehen, obwohl sich diese bereits erledigt haben? Dann veranlassen Sie bitte die Bereinigung. Nähere Informationen hierzu finden Sie im ServicePortal.