Sachgebietsleitung
Die Debitorenbuchhaltung erstellt die Ausgangsrechnungen und erfasst diese in SAP. Überfälligen Posten werden durch sie angemahnt. Weiterhin pflegt sie die Stammdaten der Zahlungspflichtigen. Die Klärung von nicht zugeordneten Zahlungseingängen gehört ebenfalls zu ihren Aufgaben. Ebenso erfasst sie die Belege für Lastschrifteinzüge.
Die Kreditorenbuchhaltung erfasst alle Eingangsrechnungen von Lieferanten / Dienstleistern sowie internen Zahlungsanordnungen und Barauslagen und leitet diese zur Auszahlung weiter. Sie ist für die Festlegung der Aufwandskontierung zuständig. Eingehende Mahnungen und offene Posten werden durch sie geprüft. Weiterhin erfolgt hier die Pflege der zahlungsrelevanten Stammdaten. Neben diesen Aufgaben leitet sie auch Auszahlungen aus anderen Bereichen (Reisekosten, Beihilfen, Hochschulsport) an den Zahlungsverkehr weiter. Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird hier erteilt und verwaltet.
Bei Fragen und Anregungen sprechen Sie uns gerne an.
Team
Unter den folgenden E-Mail-Adressen ist von der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung immer jemand zu erreichen:
debitorenbuchhaltung.dezernat5@tu-dortmund.de
Kreditorenbuchhaltung.dezernat5tu-dortmundde
Debitorenbuchhaltung
Antrag Rechnungserstellung
Ausgangsrechnungen werden durch die Debitorenbuchhaltung erstellt. Die Anträge hierfür können Sie über das Serviceportal stellen.
Kreditorenbuchhaltung
Elektronischer Rechnungseingangsworkflow
Informationen zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung sind für Sie im Serviceportal hinterlegt.
Weiterhin bietet das Sachgebiet neuen Mitarbeiter*innen und Fortgeschrittenen halbjährliche Schulungen zum elektronischen Rechnungsworkflow an. Die Schulungstermine können Sie dem Programm der innerbetrieblichen Weiterbildung entnehmen.
Eingangsrechnungen
Grundsätzlich haben die Lieferanten der TU Dortmund die Möglichkeit Rechnungen im Papierformat oder per Mail einzureichen. Papierbelege werden grundsätzlich im Original an die Scanstelle weitergeleitet. Für Rechnungen im PDF-Format wurde eine separate Mail-Adresse eingerichtet, die ebenfalls von der Scanstelle betreut wird. Die Belege werden nach der Erfassung in der Scanstelle dem elektronischen Rechnungseingangsworkflow zugeführt.
Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit
Informationen zur Erteilung der Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit finden Sie im Serviceportal. Bitte beachten Sie die Hinweise und Voraussetzungen für die Antragsstellung.
Barauslagen
Gemäß der aktuellen Beschaffungsrichtlinie können Barauslagen von Mitarbeiter*innen nur unter bestimmten Bedingungen erstattet werden.
Die Erstattung von Barauslagen erfolgt über die Kreditorenbuchhaltung. Das notwendige Formular hierfür finden Sie im Serviceportal. Bitte reichen Sie das Formular zusammen mit der Original-rechnung und dem Zahlungsnachweis per Hauspost ein. Bei Bewirtungen ist zusätzlich noch das Bewirtungsformular beizufügen.
Weitere Informationen zur Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung finden Sie im Serviceportal.